Jedna akce, jeden zápis. Jak datový sklad šetří práci editorům

Proč je kalendář akcí nekonečná práce

Každý provozovatel webu k akcím přistupuje trochu jinak. Města se obvykle snaží zveřejnit téměř každou událost, od velkého festivalu po besedu v knihovně. Regiony naopak často publikují jen vlajkové akce, které mají potenciál přitáhnout návštěvníky zdaleka. Většina webů hledá kompromis a nastaví si laťku významnosti, pod kterou drobné akce vůbec nezadává, protože by se ta práce nevyplatila.

Ať je laťka nastavená kdekoli, akce mají vždy krátký život. Jakmile termín uplyne, událost z kalendáře zmizí a na její místo musí přijít nové. Správa kalendáře tak nikdy nekončí.

Samotné zadání akce do webu přitom nebývá jednoduché. Od pořadatelů je potřeba získat fotografii, datum, čas, místo konání, popis, kontakt, odkaz na web, sociální sítě nebo prodej vstupenek. Tyhle podklady se často shánějí obtížně. A když je editor konečně má, čeká ho další kolo. Informační centrum vloží akci na svůj web, pak na web města nebo regionu, pak do krajského kalendáře a mnohdy ještě do dalších regionálních přehledů. Pokud tohle člověk dělá každý pracovní den, je to práce, která ho vyčerpává a nic nového nepřináší.

Jak datový sklad akcí funguje

Datový sklad je centrální úložiště, které propojuje redakční systémy jednotlivých webů. Místo toho, aby editor zadával akci pětkrát, zadá ji jednou a sklad ji strojově rozešle dál. Stojí na třech principech.

Společná datová norma

Sklad respektuje otevřenou formální normu (OFN) události. Jde o doporučený standard české veřejné správy, který přesně popisuje, jaké údaje má mít kulturní, sportovní nebo společenská akce a jaké typy akcí rozlišujeme. Díky tomu si data rozumějí napříč weby i s dalšími systémy, které normu používají.

Jednorázový zápis

Editor zadá nebo upraví akci jen jednou, buď ve svém redakčním systému, na který je zvyklý, nebo přímo ve skladu. Sklad ví, které pole na kterém webu odpovídá kterému údaji, a akci do všech propojených webů přenese sám. Oprava času nebo místa se tedy také dělá jen jednou.

Chytré filtrování

Každý web si ze skladu bere jen to, co potřebuje. Městský portál může zveřejnit kompletní přehled včetně drobných komunitních událostí, regionální web si přes nastavený filtr převezme jen vlajkové akce s vysokým potenciálem návštěvnosti. Funguje to i opačně. Editor ve městě zadá všechny místní akce a jen ty významné označí k odeslání do regionálního skladu.

Jak do skladu přidají akci pořadatelé

Pořadatelé, kteří do systému přístup nemají, nejprve požádají provozovatele skladu o souhlas. Pak vyplní strukturovaný formulář se základními údaji o termínu, popisu a odkazech a akci před zveřejněním zkontroluje správce.

Kolik času datový sklad ušetří

Představte si informační centrum, které týdně zadává 15 akcí a každou vkládá na čtyři weby. Pokud jedno zadání zabere zhruba 10 minut, stráví editor přepisováním 10 hodin týdně. Se skladem zadá každou akci jen jednou a stejná práce mu zabere asi dvě a půl hodiny. Ušetřený čas odpovídá skoro celému pracovnímu dni každý týden, který může věnovat obsahu, komunikaci s pořadateli nebo kampaním.

Jak sklad řeší nekvalitní grafiku

Grafika od pořadatelů bývá slabým místem každého kalendáře. Někdy chybí úplně, jindy jde o ořez z události na Facebooku nebo o plakát vyrobený podomácku. Na webu pak vznikají špatně oříznuté texty, nečitelná sdělení a rozpadlé rozložení stránky, které na mobilu vypadá ještě hůř než na počítači.

Proto je do procesu zapojený správce skladu. Pořadatel přiloží grafiku, kterou má k dispozici, a správce ji při kontrole v případě potřeby nahradí vhodným obrázkem v jednotném čtvercovém formátu. Čtverec se dobře přizpůsobí mobilním telefonům i velkým displejům, takže kalendář vypadá jednotně a čitelně na všech propojených webech.

Pro koho sklad akcí dává smysl

Sklad akcí jsme nasadili například v Krajině pod Sněžkou, v Českém ráji nebo v Orlických horách a Podorlicku. Dá se použít všude, kde se stejné akce objevují na více webech. Hodí se pro organizace destinačního managementu, města a kraje, ale také pro svazky obcí a spolky.

Pokud váš tým tráví hodiny přepisováním stejných akcí, rádi vám ukážeme, jak sklad funguje na webech, které už provozujeme, a probereme, jak by se dal napojit na ty vaše. Víc o tom, jak přistupujeme k webům pro destinace, najdete v článku Jak děláme weby pro destinace.

JAK NA FUNKČNÍ WEB